公司秘書所扮演的角色

由于公司秘書的工作范圍廣、職責多,所以公司秘書在公司中經(jīng)常扮演各種角色,以下是公司秘書應該扮演的一些角色。

1.行政人員

公司秘書的主要作用是當一名行政人員。這也是能讓公司秘書對公司貢獻最大的角色。公司秘書作為管理人員,負責與會計和企業(yè)控制局有關的任何合規(guī)工作,并確保公司能夠在截止日期內履行其法定職責,如按時報告年度報表。

年度股東大會和特別股東大會的議程和會議記錄由公司秘書準備和維護。公司秘書還負責與公司股份管理相關的行政任務,如股份的發(fā)行和轉讓以及股份記錄的維護。

一般來說,公司秘書是公司所有行政和合規(guī)相關職能的骨干。他們必須確保公司完全、及時地滿足監(jiān)管機構(如會計和公司控制局)制定的所有法律要求。公司的董事只有在公司秘書妥善完成所有行政職責的情況下,才能集中精力處理業(yè)務。

2.公司顧問

因為公司秘書對法律和合規(guī)結構以及內部治理有著廣泛的了解,所以公司秘書經(jīng)常被要求提供建議。他們經(jīng)常與公司董事和股東溝通,為他們提供有關公司的關鍵信息,以制定戰(zhàn)略或補充決策過程。公司秘書還可以指出任何不符合合規(guī)要求的公司政策,并幫助董事做出任何必要的更改。公司秘書提供的建議和意見可以確保公司按照法律和合規(guī)框架正確開展業(yè)務。

3.公司信托

雖然可能只有少數(shù)人知道,但還是很重要的。公司秘書的角色是公司的信任。既然公司秘書起著信任的作用,就必須真誠地以公司的最大利益為出發(fā)點,避免或披露任何可能的利益沖突。就像其他公司成員一樣,公司秘書必須按照《公司法》和《公司章程》工作。

公司秘書的要求

《公司法》第171條主要針對公司秘書,確立了公司秘書的聘用標準。需要注意的是第一條,規(guī)定公司秘書必須在新加坡長期居住。這包括新加坡公民、永久居民和商業(yè)入境許可證持有者。

第1(A)節(jié)還規(guī)定,公司秘書必須具備“履行公司秘書職責所必需的知識和經(jīng)驗”。

對于上市公司,會計和企業(yè)控制局將公司秘書定義為專業(yè)注冊記者或符合要求的合格人員。

對于私人公司,任何新加坡公民或長期居住在新加坡的永久居民都有資格被任命為公司秘書。

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