1.新加坡公司法定秘書(shū)的角色和責(zé)任
公司必需向ACRA提交公司和財(cái)務(wù)信息。此類(lèi)信息必需真實(shí)且及時(shí)提交，并在ACRA的登記冊(cè)上公開(kāi)。公眾可依賴此類(lèi)信息查看公司營(yíng)業(yè)狀態(tài)和任職人員，進(jìn)而做出相應(yīng)的業(yè)務(wù)決策。其他機(jī)構(gòu)在實(shí)行監(jiān)管職能時(shí)也可依賴ACRA中的記載。依據(jù)《公司法》第401(2A)條，任何人若向ACRA提交虛偽信息或授權(quán)他人提交虛偽信息，一經(jīng)定罪，可處50,000新幣以下罰款及2年以下監(jiān)禁。
很多小公司容易犯以下的毛?。?/strong>1、大股東未能通知公司其持有好處；2、公司沒(méi)有注冊(cè)辦公地址；3、未能通知注冊(cè)辦公室地址和辦公時(shí)光的任何變化；4、未頒布公司名稱(chēng)和注冊(cè)號(hào)；5、未能通知注冊(cè)服務(wù)機(jī)構(gòu)董事、經(jīng)理、秘書(shū)和審計(jì)師的變革；6、未能在召開(kāi)年度股東大會(huì)之日起一個(gè)月內(nèi)提交公司的年度報(bào)表；7、未經(jīng)注冊(cè)的公司就開(kāi)端經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)和不正當(dāng)使用的責(zé)任有限公司和Berhad（未注冊(cè)實(shí)體）。所以您須要一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的公司秘書(shū)：1、成立公司并籌備各種公司文件，比如董事決定、股東決定等等；2、把任何變動(dòng)、決定通知給ACRA；3、提供注冊(cè)地址。
2.按照法規(guī)聘任和委任公司秘書(shū)
新加坡會(huì)計(jì)與企業(yè)管制局(ACRA)規(guī)定每個(gè)公司必需在成立后六個(gè)月之內(nèi)聘任以及委任一位公司秘書(shū)。公司秘書(shū)將是確保公司完成由法律規(guī)定所需實(shí)行的行政和報(bào)告責(zé)任和任務(wù)的重要負(fù)責(zé)人。一些新成立的公司所需完成的法定條件包含申報(bào)年度回報(bào)以及紀(jì)錄和申報(bào)董事會(huì)決定。
3.公司秘書(shū)需具備的條件
《公司法》的第171節(jié)是重要針對(duì)公司秘書(shū)的章節(jié)，制訂了聘任公司秘書(shū)的準(zhǔn)則。需注意的是第1節(jié)，因第1節(jié)注明了公司秘書(shū)必需長(zhǎng)期居住在新加坡。這包含了新加坡國(guó)民，永久居民和商業(yè)入境證持有者。
第1(A)節(jié)也注明了公司秘書(shū)必需擁有“必備知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)來(lái)完成公司秘書(shū)的職務(wù)”。對(duì)于上市公司來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)與企業(yè)管制局將公司秘書(shū)定義為一位專(zhuān)業(yè)注冊(cè)申報(bào)員或者一位有資歷并且能夠到達(dá)要求的人。對(duì)于私人公司來(lái)說(shuō)，任何長(zhǎng)期居留于新加坡的新加坡國(guó)民或永久居民都能夠有資歷被委任為公司秘書(shū)。
4.公司秘書(shū)的任務(wù)
公司秘書(shū)的工作規(guī)模非常的廣，從到會(huì)計(jì)與企業(yè)管制局申報(bào)和更新公司資料到為首席執(zhí)行官籌備年度股東大會(huì)。以下是公司秘書(shū)大致上所需完成的其中幾種職務(wù)。請(qǐng)注意以下所提供的列表并非已列明所有公司秘書(shū)的職責(zé)，而且公司秘書(shū)還有其他不同方面的職責(zé)。
1、與會(huì)計(jì)與企業(yè)管制局更新以及申報(bào)資料①公司級(jí)管理人員的委任、辭職與身亡；②更新公司董事個(gè)人資料；③申報(bào)年度回報(bào)；④修正公司章程；⑤股利分配或轉(zhuǎn)讓?zhuān)?/section>⑥更改公司名稱(chēng)。2、維持法定紀(jì)錄①申報(bào)已被簽訂認(rèn)可的董事會(huì)決定；②維持會(huì)議紀(jì)錄（年度股東大會(huì)和特殊股東大會(huì)）；③分發(fā)股票；④分發(fā)年度報(bào)告和公司賬目。3、籌備董事會(huì)和年度股東大會(huì)①分發(fā)公司財(cái)務(wù)報(bào)告；②加入會(huì)議并籌備會(huì)議記載；③籌備會(huì)議議程；④籌備董事決定。4、其他雜項(xiàng)服務(wù)①發(fā)出提示，提示申報(bào)期限；②保留以及確保準(zhǔn)確使用公司印章；③監(jiān)視股東紀(jì)錄和股東動(dòng)向；④維持股東關(guān)系。
5.公司秘書(shū)所扮演的角色
由于公司秘書(shū)普遍的工作規(guī)模和所需承擔(dān)的多項(xiàng)職責(zé)，公司秘書(shū)往往都在公司內(nèi)扮演多種角色。以下是公司秘書(shū)所需扮演的幾種角色。請(qǐng)注意以下所列并非列明了所有公司秘書(shū)所需扮演的角色。以下所列的只是用來(lái)描寫(xiě)在新加坡公司秘書(shū)大致上所需扮演的角色。
1、行政管理人員公司秘書(shū)所扮演的重要角色就是當(dāng)一名行政管理人員。這也是最能讓公司秘書(shū)為公司貢獻(xiàn)最多的角色。公司秘書(shū)，身為行政管理人員，所需做的就是負(fù)責(zé)任何與會(huì)計(jì)與企業(yè)管制局有關(guān)的合規(guī)工作以及確保公司在最后期限內(nèi)完成法定責(zé)任，比如準(zhǔn)時(shí)申報(bào)年度回報(bào)。籌備年度股東大會(huì)和特殊股東大會(huì)的會(huì)議議程和會(huì)議紀(jì)錄是由公司秘書(shū)籌備和維持的。公司秘書(shū)也須要負(fù)責(zé)有關(guān)于公司股份管理，比如股票發(fā)行、轉(zhuǎn)移以及維持股份紀(jì)錄，等方面的行政要?jiǎng)?wù)。綜合來(lái)說(shuō)，公司秘書(shū)是公司所有行政以及依從性相干的功能的骨干。他們必需確保公司完整以及準(zhǔn)時(shí)到達(dá)所有由監(jiān)管部門(mén)，比如會(huì)計(jì)與企業(yè)管制局，所設(shè)的法律要求。公司董事只有在公司秘書(shū)妥當(dāng)?shù)赝瓿伤?p style="text-align:center">
有行政上的責(zé)任的情形下能力夠?qū)Ｐ拇蚶砩狻?/section>2、公司參謀由于公司秘書(shū)具有淵博的法律與合規(guī)架構(gòu)以及內(nèi)部治理的知識(shí)，公司秘書(shū)常常會(huì)被訊問(wèn)其建議。他們時(shí)常都會(huì)與公司董事和股東溝通，為他們提供有關(guān)于公司的要害信息來(lái)制訂策略或者彌補(bǔ)決策進(jìn)程。公司秘書(shū)也能夠指出任何不符合合規(guī)規(guī)定的公司政策，贊助董事進(jìn)行任何必要的修正。公司秘書(shū)所提供的建議和意見(jiàn)能夠確保公司妥當(dāng)按照法律與合規(guī)架構(gòu)來(lái)進(jìn)行營(yíng)業(yè)。3、公司信托雖可能只有少數(shù)人知道但依舊主要，公司秘書(shū)所需扮演的角色就是公司的信托。公司秘書(shū)既然扮演著信托的角色就必需熱誠(chéng)地以公司最大的好處為動(dòng)身點(diǎn)，并且避免或公開(kāi)任何可能產(chǎn)生好處上的沖突。就如其他公司成員一樣，公司秘書(shū)也必需按照《公司法》和公司章程來(lái)進(jìn)行工作。
6.公司秘書(shū)的主要性
由于公司秘書(shū)在公司內(nèi)所扮演的數(shù)個(gè)角色，尋找一家稱(chēng)職并且可以信任的公司文秘企業(yè)絕對(duì)是一個(gè)極其主要而且不得歧視的進(jìn)程。
公司秘書(shū)在法律合規(guī)方面所扮演的角色和需負(fù)責(zé)的職責(zé)是非常之主要的，因?yàn)槿魏卧诜珊弦?guī)方面的任何瀆職都會(huì)對(duì)于公司和公司成員造成嚴(yán)重的效果。由于許多合規(guī)和申報(bào)要求都是由法律規(guī)定的，任何不遵照規(guī)定的行動(dòng)都會(huì)是違法的。任何在合規(guī)方面犯下的毛病往往都會(huì)帶來(lái)昂貴的代價(jià)，將會(huì)受到處分包含了罰款，監(jiān)禁和罷黜公司董事或秘書(shū)的職務(wù)。因此公司秘書(shū)在確保公司運(yùn)作順利以及在法律和合規(guī)環(huán)境保持誠(chéng)信等方面極其主要。
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